Dokumentenmanagement
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Unsere Partner

Als Lösungspartner für Dokumentenmanagement Systeme bieten wir Ihnen modulare Systeme, die mit Ihren Anforderungen mitwachsen können. Dabei setzen wir auf unsere Partner DocuWare und ELO.

Schneller Zugriff auf Dokumente mit DocuWare

Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen für kleine und mittelständischen Unternehmen
Verabschieden Sie sich von Aktenordnern und unsicheren Dateifreigaben. Mit DocuWare haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und teaminternen Prozesse. Schluss mit gemeinsamen Laufwerken und Papierdokumenten. Mit dieser durchdachten Lösung für Ihre Dokumente verwalten Sie das, worauf es ankommt.

 

Dokumente nicht einfach nur ablegen, sondern auch verarbeiten
DocuWare bietet zwei entscheidende Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen: Ein professionelles Dokumenten-Management in der Cloud, mit dem Informationen, die Sie tagtäglich nutzen, sicher erfasst und verwaltet werden können, und eine Prozessautomatisierung, um mühsame manuelle Arbeiten durch einen einfachen und sofort einsatzbereiten, digitalen Workflow zu ersetzen. In der Cloud-basierten und ausgesprochen anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche finden sich sowohl gelegentliche Nutzer als auch Power User problemlos zurecht.

Dokumente verwalten und sichern

Legen Sie Dokumente per Drag and Drop ab und lassen Sie wichtige Indexdaten automatisch auslesen und verwalten. Archivieren Sie jedes beliebige Dokument mit klar geregelten Zugriffsrechten und modernster Verschlüsselung. Im Handumdrehen können Sie Ihre Dokumente abrufen, um sie gemeinsam zu nutzen, zu bearbeiten oder zu kommentieren.

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Workflow- und Aufgabenautomatisierung

Weisen Sie Aufgaben zu und informieren Sie Teammitglieder umgehend per E-Mail-Benachrichtigung. Lassen Sie Beteiligten automatisch Dokumente zur Prüfung und Genehmigung zukommen. Erstellen Sie Workflows, die genau zu Ihren bestehenden Prozessen passen.

 

 

Räumlich getrennte Teams vernetzen

Teammitglieder, die im Homeoffice oder von unterwegs aus arbeiten, können Dokumente schnell aus einem zentralen Speicher abrufen, um sie gemeinsam zu nutzen, zu bearbeiten und zu kommentieren. Rufen Sie mit einem browserbasierten Client und mobilen Apps Informationen jederzeit ab, egal von welchem Gerät.

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Logo_DocuWare

Schneller Zugriff auf Dokumente mit ELO

Hier erfahren Sie alles über die Vorteile und Funktionen von dem Dokumentenmanagementsystem ELO.

  • Rechnungen und Verträge immer im Blick
    Die neue ELOoffice Archivvorlage sorgt für Ordnung und mit nur einem Klick erzeugen Sie übersichtliche Auswertungen zu wichtigen Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Personalakten.

  • Schlagworte blitzschnell übernehmen
    Mit der neuen ELOoffice Texterkennung übernehmen Sie Informationen zu einem Dokument ganz einfach. Und mit Hilfe von OCR-Vorlagen gelingt die Verschlagwortung von wiederkehrenden Dokumenten noch schneller.

  • Ihre Daten perfekt gesichert
    Die ELOoffice Datensicherung sichert Ihr ELO Archiv komfortabel auf einem frei wählbaren Medium. Wenn Sie möchten, auch in der Cloud. Konfiguriert wird die ELOoffice Datensicherung ganz einfach per Mausklick.

  • ELOoffice ist unterwegs
    Mit dem ELO MobileConnector erhalten Sie über Ihr Handy oder Tablet überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Arbeiten Sie offline daran, so können Sie Ihre Dokumente später mit dem ELO Archiv synchronisieren.

  • Perfekte Integration in Microsoft Office
    Erstellen Sie Dokumente in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint und archivieren Sie diese über ELO Makros mit nur einem Klick in ELOoffice. Sie können Ihre gewohnte Arbeitsumgebung damit einfach weiter nutzen.

  • Finden mit nur einem Klick
    Mit ELO Click&Find finden Sie Ihre ELO Dokumente blitzschnell, egal woran Sie gerade arbeiten. Markieren Sie dazu einfach in einer beliebigen Anwendung den zu suchenden Text  und starten Sie die Suche in ELOoffice mit einer einfachen Tastenkombination.

  • E-Mails ganz einfach organisieren
    ELOoffice und Microsoft Outlook arbeiten perfekt zusammen: Über das ELO Makro legen Sie E-Mails mit einem Klick in ELOoffice ab und können diese später jederzeit weiter nutzen. Das müssen Sie bei der E-Mail-Archivierung beachten.

  • Scannen und Archivieren in einem Schritt
    Wiederkehrende Belege legen Sie nach dem Scannen mit ELO Scan&Archive automatisch in Ihrem ELO Archiv ab. Die intelligente Texterkennung sorgt dafür, dass die wichtigsten Informationen zu einem Beleg gleich mitgeliefert werden.

  • Einfach drucken, archivieren und versenden
    Ausgehende Dokumente bearbeiten Sie ganz einfach mit ELO Print&Archive. Mit einem Klick können Sie Ihre Ausgangsbelege aus beliebigen Applikationen heraus drucken, automatisch in Ihrem ELO Archiv ablegen und versenden.

  • Automatisierte Ablage per Drag-and-drop
    Mit der ELO Dropzone legen Sie Ihre Dokumente ganz einfach per Drag-and-drop automatisiert und mit den relevanten Informationen versehen an der richtigen Stelle im Archiv ab.

Wichtige Funktionen

  • E-Mails archivieren: Einfache, übersichtliche Verwaltung von E-Mails
  • Rechte verwalten: Rechtevergabe für Mitarbeiter und Teams
  • PDF/A und TIFF: Mit Sicherheit langzeitarchiviert
  • Dokumente als PDF versenden: Automatische Umwandlung im System
  • Termingerechtes Arbeiten: Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen
  • Lernfähiger Ablageassistent: Zeit sparen mit lernfähigen Tools
  • Ablagepfade automatisch anlegen: Automatische Ablage durch Indexinformationen
  • Haftnotizen und Stempel: Digitales Arbeiten mit Stift, Stempel und Co.
  • Stapelverarbeitung: Daten vollständig automatisch verarbeiten
  • Multifunktionsleiste: Übersichtlich und intuitiv
  • Einhalten von Aufbewahrungs- und Löschfristen
  • ELOoffice Datensicherung

Archiv

  • Schnelles Arbeiten mit den bekannten Ordnungsmechanismen (Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register)
  • Voraussetzungen für die Archivierung Ihrer Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben
  • Langzeitarchivierung im TIFF- und PDF/A-Format
  • Dublettencheck zur Vermeidung mehrfach abgelegter Dokumente
  • Standard-Archivvorlage inkl. Rechnungseingang, Akten, Ablagemasken und Beispieldokumenten

Dokumentenanzeige

  • Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
  • Lesbarkeit für Externe durch den Versand jeglicher Dokumentenformate aus dem Archiv als PDF über E-Mail
  • Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige
  • Einfaches Verwalten grafischer Dokumente, Bilder und PDF-Dateien dank DIA-Vorschau

ELOoffice Suche

  • Schnelle Direktsuche
  • Individuell anpassbar durch unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
  • Umfassende Volltextrecherche

E-Mail-Archivierung

  • Umfassende, schnelle und projektbezogene E-Mail-Archivierung durch Microsoft Outlook Integration
  • Automatische Übernahme der Suchbegriffe aus der E-Mail
  • Automatische E-Mail-Ablage durch Synchronisierung

ELOoffice Informationserfassung

  • Komfortables Drag & Drop von Dokumenten ins Archiv
  • Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook
  • Automatische, schnelle Ablage und Verschlagwortung
  • Einfache Textinformationen aus Dokumenten (TIFF, PDF)

Handhabung

  • Automatische Ablage
  • Bildverbesserung
  • Individuelle Scanprofile
  • Volltextrecherche
  • Microsoft Office, OpenOffice werden unterstützt
  • Standardisierte Schnittstelle
  • Unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
  • Definition eigener Ablage- und Suchmasken
  • Automatische Verschlagwortung für eine schnelle Dokumentenablage
  • Synchronisieren mit mobilen Geräten
  • Mobiles Erfassen von Dokumenten

Teamarbeit

  • Übersichtliche Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments dank Check-In und Check-Out
  • Wiedervorlage-Funktion für termingesteuerte Projekte
  • Sichere Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten
  • Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokuments
  • Haftnotizen: Allgemeine / persönliche Haftnotiz
  • Sicheres Speichern und Verwalten elektronischer Signaturen (optional)

Sicherheit

  • Rechtevergabe durch Anwender- und Schlüsselverwaltung
  • 128 Bit-Verschlüsselungsalgorithmus
  • Checksummen-Funktion
  • Auslagerung auf portable Speichermedien
  • Elektronische Signatur (optional)
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