Dokumentenmanagement
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Wettbewerbsvorteile für Unternehmen

Die zunehmende Dokumentenflut können Unternehmen, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße, nur mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) in den Griff bekommen. Ein DMS zeigt sich nicht nur nützlich für die Dokumentenablage und für die Dokumentenarchivierung, sondern bietet als zentrale Informationsplattform Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen.

 

 

Es gibt eine Vielzahl von Dokumenten: Kundenanfragen, Angebote, Projekte, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Verträge, Belege, Protokolle, Broschüren u.v.m.

 

Hinzu kommen unterschiedlichste Formen von Dokumenten: Papierdokumente (analog) oder digitale Dokumente in unterschiedlichsten Dateiformaten. Und ihre Anzahl steigt von Tag zu Tag, da die fortwährende Digitalisierung die Daten- und Dokumentenflut rapide ansteigen lässt. Dies führt dazu, dass die Anforderungen an das Informationsmanagement für jedes Unternehmen – egal wie groß es ist – stetig zunehmen.

Mehr Informationen über Dokumentenmanagementsysteme

  • Erfassen, zentralisieren und verarbeiten von Informationen ohne manuelle Schritte
  • Nahtlose Workflows in Finanzwesen, HR und Vertrieb, dank Integration bestehender Geschäftsanwendungen, wie Ihr ERP und CRM
  • Automatisierung und Beschleunigung von Unternehmensprozessen wie Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder das Onboarding neuer Mitarbeiter.
  • Arbeiten und gleichzeitiger Zugriff auf alle aktuellen Daten und Versionen der Dokumente im DMS System für mobile Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit Heimarbeitsplätzen sowie für standortübergreifende Teams.
  • Macht physische Archive überflüssig, sodaß Räumlichkeiten für Archivräume eingespart werden können.
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit. Mitarbeiter können einem Kunden unverzüglich alle Dokumente zu einem Auftrag und dessen Bearbeitungsstand geben
  • Erhebliche Reduktion des Papierverbrauchs und Druckertoner
  • Vereinfachte Betriebsprüfung durch das Finanzamt durch schnelles Auffinden relevanter Dokumente
  • Sicherung von Informationen und Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie GoBD* (Revisionssicherheit) oder DSGVO

 

*)    Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Fazit:

Die Digitalisierung von Dokumenten erspart Zeit, Platz und Kosten und das unabhängig von der Unternehmensgröße. Dank des schnellen Zugriffs auf elektronisch archivierte Dokumente verkürzen sich die Bearbeitungszeiten dokumentenbasierter Workflows signifikant. Darüber hinaus erhöht sich die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter aber auch die Zufriedenheit der Kunden. Insbesondere werden unternehmerische Entscheidungen beschleunigt sowie rechtliche Vorgaben erfüllt.

Der Rundum-Service von regiotec

Der Rundum-Service von regiotec

Regiotec unterstützt mittelständisches Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. Wir sorgen dafür, dass Dokumente automatisiert und revisionssicher archiviert werden und für die an den Prozessen beteiligten Mitarbeiter schnell aufzufinden sind. regiotec verfügt zudem über Expertise bei der Anbindung von Dokumentenmanagement Lösungen an einer Vielzahl von ERP-Systemen. 

  • Eingehende Beratung rund um das Thema Dokumentenmanagement
  • Installation und Integration in die Unternehmens-IT
  • Individuelle Einweisung bzw. Schulung vor Ort
  • Schnittstellenintegration (ERP oder andere Softwareapplikation)
  • Zertifizierte Mitarbeiter
  • Freundliches und engagiertes Supportpersonal mit kaufmännischer und technischer Ausbildung
  • Support per Telefon, Email und Remote
  • Wartungsvertäge mit Updates, Programmpflege, Programmanpassungen
  • Kontinuierlich gleich hohe Qualitätsstandards sind für uns selbstverständlich